貨物采購招標文件編制應注意這17個方面
貨物采購招標工作涉及面廣、招標種類繁多，招投標文件編制內容雜、綜合性強，且往往因為采購數額大、編制時間緊迫等原因，給招標文件的編制工作帶來較大的困難。
針對貨物采購招標文件編制的難點，上海國際招標有限公司總經理金翔梳理了17個注意事項，并針對這些注意事項結合相關法律法規(guī)提出了可行性解決方法，下面讓我們一起看看貨物采購招標文件編制的難點都有哪些吧!
一是包件的劃分
如果一個招標項目欲將標的分成若干個包件，則包件的劃分應注意把握以下幾點：
（1）將相互關聯(lián)性較大的設備組合在一個包件內；
（2）應考慮有足夠數量的潛在投標人有能力參加投標；
（3）各包件設備之間的界面（接口）要求應當清晰、明確；
（4）必要時進口設備（或將它們與相關配套國內設備一起）可單獨組成包件；
（5）有利于分別編寫技術規(guī)格；
（6）有利于分別投標、評標、授標、實施和驗收；
（7）有利于降低采購成本；
（8）不會使招標過程拖得太長；
（9）應以包件為單位進行投標、評標和授標；
（10）不限制投標，可限制中標，并允許投標人提供交叉折扣。
二是投標人選擇
對于貨物采購招標，投標人可能是制造廠、貿易商、系統(tǒng)成套供貨商。針對不同的招標項目應通過合理規(guī)定資格要求來選擇不同層次的投標人參與競標。對通用設備采購招標一般應選擇前兩種投標人參與競標；對復雜成套設備的招標一般應選擇第一、三兩種投標人參與競標，或者選擇第一、三兩種投標人與第二種投標人組成的投標聯(lián)合體參與競標。
在招標文件中應對不同層次的投標人提出不同的資格要求。如對制造商應提出具備制造投標貨物若干年以上的經驗，通過ISO質量管理體系認證；對貿易商應提出具備在近幾年內完成過若干個與本次招標采購內容相同或相似的銷售業(yè)績；對系統(tǒng)成套供貨商則應提出具備在近幾年內完成過若干個與本次招標采購內容相同或相似的成套設備的設計聯(lián)絡、供貨、安裝（或安裝指導）、調試與集成業(yè)績，且其中有若干個項目已成功運行若干年以上（附用戶證明）等。
上述近幾年、若干個和業(yè)績證明標志應根據調查掌握的潛在投標人的實際情況而定，應以既能限制惡性競標，又能引發(fā)良性競爭為目標。
三是引用標準
任何一個采購文件所提出的技術標準不可能窮盡所有要求，要學會引用國家標準、行業(yè)標準來作為要求的一個閉環(huán)，否則這些要求，比如說具體采用什么材料，尤其是驗收方法達不到的時候，雙方就要爭議了，因為采用的方法不一樣，所以在確定招標文件技術規(guī)格中的引用標準時應注意把握以下幾點：
（1） 對于非基礎性要求，一般應引用國家標準和/或行業(yè)標準（對國內招標項目）；或者引用國際標準化組織（ISO）和/或國際電工委員會（IEC）所制訂的標準（對國際招標項目，也可引用與之等同（IDT）或修改采用（MOD）的國家標準），以確保有足夠的投標人能夠參與競標。
（2） 對于基礎性要求（如設備的電壓、頻率等），應統(tǒng)一引用國家標準，否則今后會因電制不同而需專門為所購設備提供變電設備或專用發(fā)配電設備。
（3） 對于只知某國標準或某企業(yè)標準能夠適用的專項要求，可不引用標準編號，而將具體要求的內容直接寫入技術規(guī)格，且如果可能的話，宜將確定的指標要求改為區(qū)間性或界限性指標要求。
四是對設備的技術要求
在對設備提出技術要求時，應注意以下8點：
（1） 要注意指標體系的合理性，這其中包含了兩層含義，一是指標體系應力求完整；二是各項指標之間應當協(xié)調，因為不同技術指標之間往往是相互矛盾、有得有失的，此時就必須在各項指標之間作出權衡，應避免高指標的簡單堆砌或組合，尤其要避免將各家產品樣本中的最好參數匯編在一起，因為這樣的產品實際上是不存在的。
（2） 不能以某家供應商的產品樣本或企業(yè)標準作為招標文件技術規(guī)格的藍本，否則將導致招標工作失去公正性和競爭性，而且對招標人也是十分不利的。
（3） 可以量化的技術要求應盡量量化，過于簡單或籠統(tǒng)地提出定性要求往往會導致在評標時難以區(qū)分優(yōu)劣。一旦有異議或投訴時，處理的難度也會大大增加。
（4） 對于要與相關系統(tǒng)設備配套的設備，必須明確界面（接口）的軟硬件要求，并要求投標人作出可以與其他相關系統(tǒng)設備實現(xiàn)集成的明確承諾，且界面（接口）的通訊協(xié)議必須無條件開放，否則今后在系統(tǒng)改造、擴容或升級時可能會受制于人。
（5） 注意重要技術指標的可驗證性，并明確檢驗標準或方法。
（6） 對關鍵技術指標或可能出現(xiàn)理解差異的技術指標應增加術語定義，以免因理解不同而導致評標和決策失誤。
（7） 注意系統(tǒng)招標與設備招標的差異，在確保滿足系統(tǒng)功能及指標的前提下，應給投標人以合理的設備配置自主權。
（8） 如果業(yè)主提供的配套設施有可能成為制約條件的，則應在招標文件中具體說明；對于設計方需要獲取的配套設施技術參數，可設計專用表格要求投標人如實填報（相關參數與評標過程中需考慮的壽命周期費用有關），以避免在中標人確定之后出現(xiàn)配套設施無法滿足的窘境。
五是區(qū)分界面和設備要求
界面要求主要是指對工作環(huán)境界面（如高溫、低溫、相對濕度、潔凈度、照度、振動、沖擊等）和配套設施界面（如電源品質、氣源品質、水源品質等）所提出的要求。按照界面控制的基本原理，對于可能干擾界面參數或品質的源側設備，應有效抑制或降低其影響程度，以不致于使界面參數的變化范圍超過有關標準規(guī)定的允許范圍；對于可能受界面參數或品質影響的受側設備，則應有效提高其耐受界面參數變化或品質劣化的能力。只有這樣，最終構成的系統(tǒng)設備才能相互兼容和正常工作。因此，在對投標設備提要求時必須注意區(qū)分該設備是界面的源側設備還是界面的受側設備，否則從表面上看是在對投標設備提要求，而實際上卻是在對招標人自身增加約束。
在實際工作中經常遇到的問題就是照搬設備供應商提供的產品樣本或技術資料，將標準界面參數直接規(guī)定為設備的設計或考核參數。例如，將某一用電設備的正常工作電壓規(guī)定為380（1±2.5%）V，而實際上±2.5%是電力系統(tǒng)電源品質中的穩(wěn)態(tài)電壓變化范圍，是一個標準界面參數。對于用電設備而言，其實際的耐受電壓變化范圍（穩(wěn)態(tài)）至少應為額定電壓的±10%；而對于電源設備（如發(fā)電機）而言，其輸出電壓的穩(wěn)態(tài)電壓調節(jié)范圍應在額定電壓的±1%以下。因為電氣系統(tǒng)內的不同容量和不同特性用電設備都將接在同一電源界面下接受供電，而任一設備的用電都會對界面參數產生一定的干擾或影響，±2.5%的穩(wěn)態(tài)電壓變化范圍只是一個源側和受側設備都要努力維護和適應的標準參數，不能直接將其作為用電設備或電源設備正常工作的設計或考核參數。否則，只要標準界面參數稍有變化，就會導致用電設備無法正常工作，甚至導致整個系統(tǒng)的癱瘓。必須注意的是，有時在同一設備的不同技術指標中，一部分可能屬于界面源側設備的參數，而另一部分可能屬于界面受側設備的參數，這時在提要求時就更應注意理解有關技術指標的內涵及作用，否則不僅達不到預期目的，而且還可能會給未來中標合同的執(zhí)行埋下隱患。
又例如，針對用于機房的精密空調設備，對于招標人而言，其關心的是在外部環(huán)境溫度在某個設計考慮的溫度變化范圍內，通過精密空調的工作能夠將機房內的溫度控制在一個允許的范圍內。此時，機房內的溫度變化范圍就是精密空調設備（此時是作為源側設備）需要保證的界面指標，而該指標是越小越好；而外部環(huán)境溫度的變化范圍就是精密空調設備（此時是作為受側設備）需要耐受的界面指標，而該指標是越大越好。
六是壽命周期費用
所謂壽命周期費用，即包括設備的研發(fā)（含設計、試制、試驗、鑒定和定型）、制造、采購、營銷、配套、安裝、調試、使用、維護、保養(yǎng)、修理、更新及報廢處理在內的整個壽命期內需要支出的全部費用。 對于機電設備而言，其一次性采購費用通常只占其壽命周期費用的35%左右。也就是說采購費用最低并不一定能使設備的 LCC 最低。在以往的招標項目中，買方往往看重的是一次性采購價格，而忽視了對壽命周期費用的把握，對進口設備而言此類潛在但必然會暴露的問題則更加突出。
當然，要在評標中對設備的壽命周期費用進行定量評估是一個比較難的課題，一般來說采購對象不同，解決方案也不同，需要建立持續(xù)性消耗、周期性消耗或混合型消耗等數學模型，而且為了防止可能由此而導致的投標人不誠信行為，還需要在合同條款中作出相應的約定。關鍵是如何編制好招標文件中的技術規(guī)格、評標辦法及相關合同條款，因為說到底最終評標結果是根據招標人預設的技術規(guī)格和評標辦法得出的，應把對評標結果的關注轉移到對技術規(guī)格、評標辦法及相關合同條款的關注上來，這樣才能使招標工作真正獲得圓滿的結果。
七是設備選型
在編制技術規(guī)格和對投標文件進行評審時應綜合考慮下列與設備選型相關的四個因素：先進性、適用性、經濟性、配套性。
八是備選方案
當招標人的采購定位及需求明確，一般不要求也不允許投標人提交備選方案（付款偏離計劃除外），凡包含備選方案的投標在評標過程中都將被否決。 在特殊情況下，也可以要求或允許每家投標人提交備選方案，但應區(qū)分不同項目在招標文件中作出相應的規(guī)定：
（1） 對于一般國內機電設備采購，應在招標文件中明確只有符合中標條件的投標人的備選方案才能被考慮。
（2） 對于政府采購貨物和服務招標項目，應在招標文件中明確相應的評審標準和處理辦法。
（3） 對于機電產品國際招標，應在招標文件中明確規(guī)定投標人只能在一個主選方案的基礎上，另外提交一個備選方案（付款偏離計劃除外），在投標文件中必須注明主選方案（或備選方案），且備選方案的投標價格不應高于主選方案的投標價格。如果招標文件未要求或允許投標人提交備選方案而投標人提交了備選方案，或者投標人提交的備選方案數超過一個（不含一個），或者在投標文件中未注明主選方案（或備選方案），其投標都將被否決。投標人提交的主選方案和備選方案的投標價格在開標時都將唱出，但在評標時將先對主選方案進行評審。只有主選方案中標的投標人的備選方案經評標委員會評審，確認其實質性響應招標文件要求且其投標價格（含經核準的投標價格）和評標價格均不高于主選方案時，才能被招標人選用。
九是技術要求分類
按國家商務部機電產品國際招標的相關規(guī)定（在有關國內貨物采購招標中也可以借鑒），在招標文件的技術規(guī)格中，可以對技術要求（技術參數、技術指標，以下統(tǒng)稱為技術要求）進行分類，即分成主要技術要求和一般技術要求，并對主要技術要求加注*號，以示區(qū)別。主要技術要求是“一票否決”的，即只要投標文件對此類要求存在負偏離，即作否決處理。因此，在加注“*”號時應慎重，因為“*”號過多，可能導致能夠參與競標的投標人數量下降，競爭性削弱；“*”號過少則可能形同虛設，無法達到限制不同層次投標人在同一平臺進行競爭的目的。在實際操作中就“*”號條款的設置應綜合考慮下列因素：
（1） 實際采購需求；
（2） 潛在投標人的數量及其產品的技術水平；
（3） 招標程序的復雜性及操作成本。
此外，對一般技術要求的負偏離加價，按商務部的相關規(guī)定，每個一般技術要求的累計負偏離加價最高不得超過該設備投標價格的 1%。為此，可以考慮增加最多允許負偏離項數（對一個包件而言）和最大允許負偏離范圍（對一項技術要求而言）來加以約束或限制。
十是技術支持資料
對于技術規(guī)格中加注星號（“*”）的主要技術要求，投標人在其投標文件中必須作出明確、具體的響應性說明（包括可能存在的正、負偏離情況），并可要求投標人提供相應的技術支持資料，否則其投標將被否決。
上述技術支持資料以權威機構出具的認證證書（如通過3C認證的證書）或第三方檢測機構出具的檢測報告或投標貨物制造商公開發(fā)布的印刷資料為準，若權威機構出具的認證證書或第三方檢測機構出具的檢測報告與投標貨物制造商公開發(fā)布的印刷資料不一致，以權威機構出具的認證證書或第三方檢測機構出具的檢測報告為準。
對于非標準和非通用的設備，投標人也可提供此前完成的類似項目的合同技術規(guī)格及最終的性能檢驗報告（應有用戶代表簽名）作為技術支持資料。
十一是交貨期
應針對招標項目的具體情況合理規(guī)定交貨期，也即規(guī)定的交貨期應當具有可行性。有些設備的制造工藝決定了其質量必須要以一定的生產周期做保證（如電氣設備的絕緣處理等），故交貨期要求不能違背客觀規(guī)律，否則將無法保證設備的制造質量，且容易被一些誠信度較低投標人所利用。對于招標人來說，花了同樣的代價，如果只是因為交貨期規(guī)定得太短而得到的是存有質量隱患的產品，則最終利益受損的還是自己。
十二是質量保證期
按照國際慣例，質量保證期有兩種計算方法，一種是從貨物驗收之日開始起算（一般為 12 個月）；另一種是以貨物運抵目的港或現(xiàn)場之日開始起算（一般為18個月）。
通常情況下，上述兩種計算方法應以先到者為準。但針對具體招標項目，如果估計貨物的安裝、調試、集成、驗收所需的時間將超過6個月的話，可以考慮合理利用招標的特點來選用前一種計算方法；反之，則可規(guī)定采用后一種計算方法。
需要提請注意的是，質量保證期的長短與投標報價是密切相關的，對于投標人來說，質量保證期越長，其承擔的風險就越大，為了控制風險，必然會在投標報價上有所增加。所以對招標人而言，并非將質量保證期規(guī)定得越長越好。通常對電子設備或者機電一體化設備而言，其可靠性（失效率）曲線為“ 浴盆曲線”，如果設備的元器件篩選不當，則其早期失效率會比較高，但一般用過3個月（甚至更短的時間）之后，其可靠性（失效率）將進入相對穩(wěn)定期。對于機械、電氣設備而言，其可靠性主要以磨損、疲勞、老化累積和逐步衰老為特征，其失效率曲線服從威布爾分布；對于儀器、儀表類設備，其可靠性主要由累積測量誤差的逐漸增大為特征，其失效率曲線服從泊松分布，一般有1年的質量保證期也就可以了。
應注意將質量保證期與易損件或易耗件的正常更換區(qū)分開來，能夠以購買或保證供應易損件或易耗件的方式來確保設備正常工作的，就不要輕易采用延長質量保證期的方式，因為兩者的代價是截然不同的。
十三是備品、備件和專用工具
對于機電設備的備品、備件和專用工具應注意區(qū)分以下三個層次：
（1） 隨機的備品、備件和專用工具。這部分備品、備件和專用工具是生產廠商根據其產品的實際情況，隨產品一起向買方提供的標準備品、備件（通常為易耗品、易損件及安裝附件等）和專用工具，其價格是包括在產品的出廠價或標準售價之內的，這部分備品、備件和專用工具應要求投標人在其投標文件中以清單方式列明，在驗收時應對照設備裝箱單進行清點和移交。隨機備品、備件應允許賣方在其承諾的質量保證期內使用。
（2）要求提供的備品、備件和專用工具 這部分備品、備件和專用工具是買方根據今后購買備品、備件和專用工具的方便性、可能性（如外匯申請、進口限制及進口手續(xù)的辦理難度等）及經濟性（如與主設備一起購買可能獲得相對較低的價格），而在隨機備品、備件和專用工具之外，另外提出的附加采購要求。對于這部分備品、備件和專用工具，應在招標文件中加以說明（如要求投標人在隨機備品、備件和專用工具的基礎上，單獨列明在質量保證期后兩到三年內所需的備品、備件和專用工具，包括品名、數量、單價、合價和總價）。如果認定這部分備品、備件和專用工具將隨設備一起購買的話，則其價格應包含在投標總價中；如果只是想了解未來備品、備件和專用工具的采購價格或在合同中增加有關限制性條款的話，則可要求投標人另行報價（不計入投標總價），且在評標時可將此報價作為一項評標要素或用一定的權數將其計入評標價格之中（但必須在招標文件的“投標人須知”或“評標辦法”中對此作出明確說明）。在特殊情況下，可以允許賣方在其承諾的質量保證期內使用要求提供的備品、備件，但隨后應及時自費補足。
應注意防止投標人將隨機備品、備件和專用工具與要求提供的備品、備件和專用工具相混淆，尤其是成套設備集成商或供應商有時會將設備制造廠提供的隨機備品、備件和專用工具混作要求提供的備品、備件和專用工具，通過重復計價來謀取不當利益。對此在合同執(zhí)行時可要求中標人提供所有設備制造商提供的原始裝箱單，并通過查驗和核對這些裝相單來加以預防和糾正。
選購件只是業(yè)主方在簽訂合同時有權或可能選購的設備附件或部件，選購件的報價僅作為業(yè)主方決定是否另行采購的參考，不計入投標總價，一般也不計入評標價格。
十四是可靠性指標
在機電設備招標文件的技術規(guī)格中經常會涉及到可靠性（含維修性和可用性等，下同）指標，但在表述方式上往往不太規(guī)范。由于可靠性指標在有關國際和國家標準中均有一套完整、規(guī)范和統(tǒng)一的術語，每個術語都有其特定的含義、表征對象、計算公式以及試驗或檢驗方法，因此，相關術語不能亂用，否則，一旦出現(xiàn)合同糾紛將難以獲得對招標人或采購人有利的調解、仲裁或訴訟結果。
在技術規(guī)格中最常見的可靠性指標有：平均失效間隔時間、平均修復前時間、平均后勤延誤時間、平均失效前時間、可用性、使用可用性、平均嚴重失效間隔時。
十五是技術服務
在機電產品招標文件的標準范本中也稱為伴隨服務，內容包括設計配合（設計聯(lián)絡）、境內運保、安裝（或安裝指導）、調試、系統(tǒng)集成、驗收配合（包括赴生產地的檢驗）、人員培訓、初期運行監(jiān)控、重要節(jié)點保駕及其他售后服務等。應根據招標項目的具體情況在招標文件中詳細寫明技術服務需求（含服務范圍、服務來源、服務程度、服務時間和服務人員的技術水平等），不要模棱兩可，含糊不清，因為這一方面會牽涉到投標人的報價范圍和報價高低，另一方面也會影響后續(xù)的合同談判和履約，甚至導致索賠和糾紛。
十六是技術資料
要分清投標時須提供的技術資料和中標后須提供的技術資料（包括技術資料的范圍、數量和語言等）。一般在投標時應要求投標人提供技術規(guī)格說明、產品樣本、第三方出具的檢測報告、界面（接口）要求、配套設施要求、安裝圖樣及安裝基座要求等技術資料；在中標后才要求投標人提供詳細的原理線路圖、操作手冊和使用說明等技術資料。前者應以滿足評標委員會的評標需要為前提；而后者應以滿足未來的使用需要為前提，兩者之間是有區(qū)別的，如果混淆則會造成投標人投標成本的無謂提高，給評標工作帶來困惑，而且也不盡合理。當然投標人自愿提供則另當別論。
十七是報價方式
報價方式是招標人和投標人都最為關心的關鍵點之一，逐級細化的分項報價是招標人普遍要求和采用的報價方式，但針對某一具體項目究竟如何分項才合適則是值得深入探討和研究的問題，在這一點上商務不能與技術脫節(jié)，招標文件中提出的報價要求和設計的報價表格式一定要與采購對象的技術特征相吻合，應注意目的性和實際可分性（如為了維修更換或為了對各投標人的分項報價進行對比分析等）。為 此 ，招標人（或其委托的設計院或技術咨詢單位）應對招標代理機構建議的報價方式及設計的報價表格給予足夠的關注。當然，招標代理機構也應主動征詢招標人意見，努力做到商務與技術的協(xié)調統(tǒng)一、珠聯(lián)璧合。
